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貸会議室の予約

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貸会議室を利用する場合には、貸会議室を提供している会社のホームページにアクセスする必要があります。貸会議室を利用する場合には予約をする必要があり、予約の申し込みをすることで有効に利用できる貸会議室を確保することができます。貸会議室を利用する場合には、貸会議室の会社によっては当日対応から6ヶ月前からの予約ができる会社もあります。

このため貸会議室を利用する状況ができたら早めに予約をすることが希望する貸会議室を予定通り利用することができます。オフィス街で、ほとんどの企業が会議室を維持していなければ、貸会議室の予約は満室状態になり自分たちの会社から近い貸会議室を利用することができません。貸会議室の予約は、ホテルの宿泊予約と同じ事だと考えれば難しくありません。

予約については会議室を所有している企業であっても、部署により利用する会議室の時間が重ならないように予約制度を採用している企業があります。貸会議室ではいくつかのパターンの部屋が用意されており利用する人数によって貸会議室の料金が変化します。会議室を利用する時間も1時間や2時間から利用できるようになっている貸会議室の会社が大半であるため、数10分での利用はできません。

会議室の維持

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会議室を頻繁に利用する企業では、オフィス内に会議室のスペースを用意する必要があります。会議室を頻繁に利用する場合には、会議室は仕事の遂行上必要不可欠なものとなるため、会社内で会議室を作ることで貸会議室の利用を減らすことになります。会議室を頻繁に利用する場合には、貸会議室の利用料もそこそこ掛かってしまうものです。そこで、会社内に会議室を作った場合にどれくらいの費用が掛かるのかを考えることで、それぞれのコストを天秤で量ることができます。

まず会議室を利用する場合には、会議を行うためのスペース以外に会議を行う道具が必要となります。会議室では机や椅子とプロジェクターなどの会議に使用する機材の準備が必要です。会議室を維持すれば当然掃除を行うことも必要となるため、社員に掃除をさせるか掃除の業者を依頼するかに分かれます。業者に依頼すれば常に清潔に保つことが可能となりますが、それなりの維持費用が掛かります。このように会議室を会社内で用意する場合にはいろんなコストがかかってきます。

オフィスビルなどで最初から会議室が用意してあれば都合が良いのですが、都市部のオフィスビルでは会議室の無い物件が多くみられます。また、会議室を増設するとなれば、その建設費用もかなりの額となってしまいます。このようなことを考えた場合に、実際に会議室を利用する頻度との兼ね合いを踏まえながら、貸会議室を利用すべきか会議室を社内で作るべきかを考えると良いでしょう。

貸会議室の利用

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大手の企業では会議室を会社内に用意して、会議を行うときはこの会議室を利用しています。しかし、会社内に会議室を用意していない企業が増えてきており、業種によっては会議を行わないこともあるため、事務所内や会社内に会議室を準備しないことも不思議ではないかもしれません。

また、2、3人の相談などの打ち合わせには、会議室を利用することなく喫茶店などで相談や打ち合わせをすることが多く、特に都市部などの企業の事務所では、会議室を用意しておらず必要なときには貸会議室を利用する企業もあります。会議室では会議のための機材や会議室の清掃などのコストが必要となり、会議室を維持するための固定コストを削減するため貸会議室を利用することになります。都市部のオフィスでは、貸会議室を提供している企業があり事業での会議、社員研修や面接などで会議室が必要な場合には、貸会議室を利用して業務を行います。

都市部のオフィスでは、会議室が備え付けられていないオフィスが多く見られるため、貸会議室のニーズが増えてきています。貸会議室は、それ自体がオフィスビルの中にある貸会議室、ホテルの中にある会議室や公共施設である公民館の貸会議室などがあります。どの貸会議室を利用しても無料でではなく利用料が必要となりますが、オフィス内の一部を会議室として維持管理をしていくよりはコスト削減につながると考える企業が多くみられます。共有スペースの有効化を考えた方法です。